DoliSCAN 💝 Dolibarr

Principe général

Le plugin DoliSCAN à installer dans votre Dolibarr permet d'importer les données de DoliSCAN dans Dolibarr:

  • les frais payés à l'aide d'un moyen de paiement professionnel sont transformés en factures fournisseur:
    • le justificatif de la dépense (photo du ticket ou de la facture) est automatiquement attaché à la facture
    • la facture fournisseur est laissée à l'état de brouillon pour que vous puissiez reporter la référence que dolibarr génère sur votre document avant de le ranger dans votre classeur des factures fournisseurs
    • le paiement n'est pour l'instant pas automatiquement créé
  • les frais payés par des moyens de paiements personnels sont transformés en Note de Frais dans Dolibarr
    • les pièces justificatives sont automatiquement jointes à vos notes de frais
    • les notes de frais sont laissées à l'état de brouillon pour rester dans le flux normal de gestion Dolibarr

Tant qu'une note de frais est en mode "brouillon" sa synchronisation avec le serveur DoliSCAN est possible, soit par une tâche planifiée (mode préféré: votre Dolibarr demande au serveur DoliSCAN quelles sont les nouveautés une fois par jour, vos factures fournisseurs arrivent donc régulièrement dans votre Dolibarr). Le 6 du mois la note de frais DoliSCAN est clôturée et Dolibarr n'essayera alors plus de synchroniser cette note de frais (il passera automatiquement à la suivante).

Les documents justificatifs sont joints aux factures et notes de frais Dolibarr.

1. Préparation de Dolibarr

Avant tout vous devez avoir un Dolibarr pleinement fonctionnel et configuré. En particulier sont absolument nécessaires AVANT de passer à la configuration de DoliSCAN:

  • la configuration de votre société/organisation (adresse mail, numéro d'identifiant unique type SIRET, coordonnées complètes)
  • la configuration de vos comptes bancaires et moyens de paiements pro (CB, Chèque ...)
  • les comptes fournisseurs qui seront liés à la configuration DoliSCAN, il est conseillé d'avoir des comptes génériques pour les factures fournisseur suivantes (note: il est assez évident que vous n'allez pas créer un compte fournisseur pour chaque pompe à essence auprès desquelles vous allez vous ravitailler, ou pour chaque restaurant dans lequel vous allez un jour manger...) :
    • Divers Restauration
    • Divers péage & parking
    • Divers hôtels
    • Divers train / avion
    • Divers Taxi
    • Carburant
    • Autre (divers) (la création automatique de cette liste de fournisseurs générique vous sera proposé lors de l'activation du plugin pour vous faire gagner du temps).

Vérifiez bien dans votre Dolibarr que les informations suivantes sont bien renseignées (elles sont essentielles pour la "connexion automatique" entre Dolibarr et DoliSCAN):

  • adresse email de la société

Et sur la même page, un peu plus loin:

  • SIRET
  • SIREN

2. Installez le plugin DoliSCAN dans Dolibarr

Suivez les instructions habituelles de dolibarr pour l'installation d'un plugin: en tant qu'administrateur allez dans l'espace Accueil / Configuration / Modules/Applications puis cliquez sur l'onglet Déployer/Installer un module externe, choisissez le fichier module-doliscan-xx.zip et cliquez sur le bouton :

3 Configurez le plugin

Première étape: cliquez sur l'onglet 1.Serveur pour configurer la connexion entre votre serveur dolibarr et doliscan.

La configuration automatique vous permet de créer automatiquement votre compte doliscan.fr (attention l'abonnement vous sera alors facturé comme indiqué sur la page des tarifs ).

Si vous avez déjà un compte doliscan actif, un email de confirmation sera envoyé par le serveur DoliSCAN et vous devrez reporter ce code pour activer votre compte.

Si vous venez d'installer Dolibarr vous rencontrerez peut-être cette erreur. Si c'est le cas suivez les instructions et allez configurer le compte de votre entreprise dans dolibarr.

Après avoir complété le formulaire cliquez sur le bouton "vérifier la connexion avec doliscan" et vous devriez voir apparaître le message suivant:

Passez ensuite à l'onglet "2. Liens fournisseurs" et cliquez sur le bouton Initialiser pour récupérer la liste des frais qui peuvent être "ventilés" en factures fournisseurs:

Cliquez sur le bouton Enregistrer et Passez ensuite à l'onglet 3. Type de frais pour faire la même chose avec les frais payés par un moyen de paiement personnel (et qui seront donc affectés à des notes de frais dolibarr)

Après avoir sauvegardé cette configuration, passez à l'étape 4. Moyens de paiements.

Et c'est tout pour la configuration initiale de votre connecteur entre Dolibarr et DoliSCAN ! Vous pouvez maintenant passer à la gestion des droits.

3.2 Gestion des droits

La gestion des droits du connecteur est disponible dans le panneau de configuration des utilisateurs.

Voici les principaux droits que vous pourrez affectés à vos utilisateurs:

  • Droits de lecture sur mon compte DoliSCAN individuel : un utilisateur a le droit de consulter son compte dolibarr/doliscan
  • Droit de créer un compte individuel pour utiliser DoliSCAN (chaque compte actif est facturable) : vous autorisez l'utilisateur de votre dolibarr à créer lui-même son compte doliscan ... attention si vous utilisez le service doliscan.fr chaque nouveau compte sera facturé
  • Droit de suppression de mon compte : vous autorisez l'utilisateur à supprimer son lien dolibarr/doliscan

Ensuite d'autres droits de plus haut niveau sont disponibles, normalement réservés à votre administrateur ils permettent de gérer plus globalement les connexions entre doliscan et dolibarr: au lieu que chaque utilisateur active son compte doliscan c'est votre administrateur qui le fera:

  • Droits de lecture des comptes utilisateurs de DoliSCAN
  • Droits de création de comptes utilisateurs dans DoliSCAN
  • Droits de suppression de comptes utilisateurs de DoliSCAN

Enfin, si vous voulez pouvoir télécharger globalement toutes les notes de frais de tous vos utilisateurs (où que vous voulez le faire via une tâche planifiée) les droits suivants seront nécessaires:

  • Droits de téléchargement des DoliSCAN des autres utilisateurs de Dolibarr (administrateur pour automatiser le transfert DoliSCAN -> Dolibarr)

3.3 Connectez vos utilisateurs DoliSCAN <-> Dolibarr

Si vous avez les droits pour créer les comptes de vos utilisateurs:

3.4 Importez les données

Exemple

Résultat de l'import automatique d'un "plein de carburant" : la facture fournisseur est en attente de validation, le paiement a été fait et la pièce jointe justificative est disponible !

Concernant des frais payés par un moyen de paiement personnel vous pouvez voir une fiche "note de frais" dans le module GRH de DoliSCAN: