DoliSCAN 💝 Dolibarr

Principe général

Le plugin DoliSCAN à installer dans votre Dolibarr permet d'importer les données de DoliSCAN dans Dolibarr:

  • les frais payés à l'aide d'un moyen de paiement professionnel sont transformés en factures fournisseur
    • le justificatif de la dépense (photo du ticket ou de la facture) est automatiquement attaché à la facture
    • la facture fournisseur est laissée à l'état de brouillon pour que vous puissiez reporter la référence que dolibarr génère sur votre document avant de le ranger dans votre classeur des factures fournisseurs
    • le paiement est automatiquement créé, vous n'aurez plus qu'à le pointer lors de votre rapprochement bancaire périodique
  • les frais payés par des moyens de paiements personnels sont transformés en Note de Frais dans Dolibarr
    • les pièces justificatives sont automatiquement jointes à vos notes de frais

Les documents justificatifs sont joints aux factures et notes de frais Dolibarr.

1. Préparation de Dolibarr

Avant tout vous devez avoir un Dolibarr pleinement fonctionnel et configuré. En particulier sont absolument nécessaires AVANT de passer à la configuration de DoliSCAN:

  • la configuration de votre société/organisation
  • la configuration de vos comptes bancaires et moyens de paiements pro (CB, Chèque ...)
  • les comptes fournisseurs qui seront liés à la configuration doliscan, il est conseillé d'avoir des comptes génériques pour les factures fournisseur suivantes (note: il est assez évident que vous n'allez pas créer un compte fournisseur pour chaque pompe à essence que vous allez rencontrer, ou pour chaque restaurant dans lequel vous allez un jour manger...) :
    • Divers Restauration
    • Divers péage & parking
    • Divers hotels
    • Divers train / avion
    • Divers Taxi
    • Carburant
    • Autre (divers)

Vérifiez bien dans votre Dolibarr que les informations suivantes sont bien renseignées (elles sont essentielles pour la "connexion automatique" entre dolibarr et doliscan):

  • adresse email de la société

Et sur la même page, un peu plus loin:

  • SIRET
  • SIREN

2. Installez le plugin DoliSCAN dans Dolibarr

Suivez les instructions habituelles de dolibarr pour l'installation d'un plugin: en tant qu'administrateur allez dans l'espace Accueil / Configuration / Modules/Applications puis cliquez sur l'onglet Déployer/Installer un module externe, choisissez le fichier module-doliscan-xx.zip et cliquez sur le bouton :

3 Configurez le plugin

Première étape: cliquez sur l'onglet 1.Serveur pour configurer la connexion entre votre serveur dolibarr et doliscan.

La configuration automatique vous permet de créer automatiquement votre compte doliscan.fr (attention l'abonnement vous sera alors facturé comme indiqué sur la page des tarifs ).

Si vous avez déjà un compte doliscan actif, merci de basculer en configuration manuelle et suivez la documentation en annexe pour générer votre clé d'accès à l'API.

Si vous venez d'installer Dolibarr vous rencontrerez peut-être cette erreur. Si c'est le cas suivez les instructions et allez configurer le compte de votre entreprise dans dolibarr.

Après avoir complété le formulaire cliquez sur le bouton "vérifier la connexion avec doliscan" et vous devriez voir apparaître le message suivant:

Passez ensuite à l'onglet "2. Liens fournisseurs" et cliquez sur le bouton Initialiser pour récupérer la liste des frais qui peuvent être "ventilés" en factures fournisseurs:

Cliquez sur le bouton Enregistrer et Passez ensuite à l'onglet 3. Type de frais pour faire la même chose avec les frais payés par un moyen de paiement personnel (et qui seront donc affectés à des notes de frais dolibarr)

Après avoir sauvegardé cette configuration, passez à l'étape 4. Moyens de paiements.

Et c'est tout pour la configuration initiale de votre connecteur entre Dolibarr et DoliSCAN ! Vous pouvez maintenant passer à la gestion des droits.

3.2 Gestion des droits

La gestion des droits du connecteur est disponible dans le panneau de configuration des utilisateurs.

Voici les principaux droits que vous pourrez affectés à vos utilisateurs:

  • Droits de lecture sur mon compte DoliSCAN individuel : un utilisateur a le droit de consulter son compte dolibarr/doliscan
  • Droit de créer un compte individuel pour utiliser DoliSCAN (chaque compte actif est facturable) : vous autorisez l'utilisateur de votre dolibarr à créer lui-même son compte doliscan ... attention si vous utilisez le service doliscan.fr chaque nouveau compte sera facturé
  • Droit de suppression de mon compte : vous autorisez l'utilisateur à supprimer son lien dolibarr/doliscan

Ensuite d'autres droits de plus haut niveau sont disponibles, normalement réservés à votre administrateur ils permettent de gérer plus globalement les connexions entre doliscan et dolibarr: au lieu que chaque utilisateur active son compte doliscan c'est votre administrateur qui le fera:

  • Droits de lecture des comptes utilisateurs de DoliSCAN
  • Droits de création de comptes utilisateurs dans DoliSCAN
  • Droits de suppression de comptes utilisateurs de DoliSCAN

Enfin, si vous voulez pouvoir télécharger globalement toutes les notes de frais de tous vos utilisateurs (où que vous voulez le faire via une tâche planifiée) les droits suivants seront nécessaires:

  • Droits de téléchargement des DoliSCAN des autres utilisateurs de Dolibarr (administrateur pour automatiser le transfert DoliSCAN -> Dolibarr)

3.3 Connectez vos utilisateurs DoliSCAN <-> Dolibarr

Si vous avez les droits pour créer les comptes de vos utilisateurs:

3.4 Importez les données

Exemple

Résultat de l'import automatique d'un "plein de carburant" : la facture fournisseur est en attente de validation, le paiement a été fait et la pièce jointe justificative est disponible !

Concernant des frais payés par un moyen de paiement personnel vous pouvez voir une fiche "note de frais" dans le module GRH de DoliSCAN:

Annexe: Préparation de DoliSCAN (éventuellement)

Si vous avez déjà ouvert un compte doliscan.fr (et uniquement dans ce cas), veuillez vous rendre sur la page d'authentification du site et authentifiez vous avec votre compte.

Dans le cas où vous n'auriez pas encore de compte DoliSCAN n'allez surtout pas en créer un : tout sera automatique via le plugin dolibarr :-)

Ensuite cliquez sur le lien d'accès aux outils des responsables d'entreprises

Puis cliquez sur le lien "Entreprises" de votre menu de gauche

Cliquez ensuite sur le nom de votre entreprise "en cours de création" pour compléter sa fiche

Completez la fiche en commençant par le numéro SIRET à 9 chiffres, il devrait vous proposer automatiquement de compléter les autres champs connus du BODACC

Renseignez ABSOLUMENT l'adresse mail de la société, ça doit être la même adresse que dans la fiche société de votre Dolibarr

Passez ensuite à l'onglet Options pour éventuellement cocher la case "export global" si vous comptez rassembler toutes les notes de frais de vos collaborateurs en un seul fichier à importer pour votre expert comptable.

Cochez éventuellement la case "Revendeur" si vous comptez proposer DoliSCAN à vos clients et demander ainsi l'accès au programme des revendeurs de la solution.

Vous pouvez passer à l'onglet utilisateur, pour l'instant vous êtes le seul utilisateur, vous pourrez en rajouter plus tard en passant par le menu Utilisateurs à gauche mais pour l'instant c'est un peu trop tôt (d'autant plus que le plugin dolibarr le fera tout seul).

Cliquez sur le bouton Modifier pour activer vos modifications

Ensuite allez dans l'espace des clés d'accès à l'API en cliquant sur le menu Configuration puis API - Application, puis cliquez sur le bouton "nouveau":

Dans le nom de la clé d'api entrez "dolibarr" puis cliquez sur le bouton "créer"

Ensuite il faut aller générer un jeton d'accès à cette clé d'API, cliquez donc sur le menu "API-Jetons" puis sur "le bouton Nouveau"

Dans le nom du jeton vous pouvez saisir également "dolibarr" puis choisissez dolibarr dans la liste déroulante des applications et cliquez enfin sur le bouton Créer.

Sélectionnez et copiez le jeton d'accès, il n'y a aucun moyen de le retrouver plus tard, c'est un jeton de sécurité unique !!!

Il faudra coller le contenu de ce jeton dans l'interface dolibarr à une étape ultérieure (configuration manuelle), pour l'instant sauvegardez ce jeton (copier / coller dans un bloc note par exemple) et passez à la suite de cette documentation ...